Où en est votre service ADV ? Le guide pour évaluer la maturité et la performance de votre gestion des commandes

Si vous lisez cet article, c’est sans doute que votre service ADV (Administration des Ventes) tourne, mais peut-être pas encore à plein régime. Cet article n’est pas une démonstration d’outil, mais un guide simple et concret pour vous aider à évaluer la maturité de votre ADV en matière d’efficacité et d’automatisation.

L’objectif : vous situer, comprendre les enjeux cachés derrière la saisie manuelle des commandes, et mesurer le potentiel d’amélioration que vous avez sous la main.

🔹 Les 3 niveaux de maturité des services ADV

Nous avons identifié trois grands profils d’entreprises selon leur degré d’automatisation dans le traitement des commandes. Où vous situez-vous ?

1. Les entreprises qui saisissent 100 % des commandes à la main

Bienvenue dans la catégorie “courageuse mais à la traîne”. Ici, les commandes arrivent par email, téléphone ou fax (oui, ça existe encore), et les équipes ADV passent leurs journées à copier-coller des informations dans l’ERP.

Aucun automatisme n’est en place, pas de portail client intégré, et chaque commande dépend du temps (et de la concentration) des équipes ADV. Ces entreprises représentent environ 25 % du marché.

Conséquence : vos ADV sont des machines à saisir, pas des partenaires commerciaux. La bonne nouvelle ? Vous avez un levier aussi simple que puissant à actionner pour gagner en performance. L’automatisation ici, c’est du pur bon sens.

2. Les entreprises partiellement automatisées

Vous avez déjà fait un bout de chemin : certaines commandes passent par un portail B2B ou un site e-commerce connecté à votre ERP. Vos plus gros clients envoient leurs commandes via EDI, et seuls les “résidus” — les commandes manuelles — restent à traiter à la main.

Ce modèle correspond à environ 60 % des entreprises.

Le problème, c’est que ce “résidu” ne représente souvent qu’une petite partie des volumes… mais parfois 70 % du temps des ADV. Si vos équipes passent encore 2 heures ou plus par jour à ressaisir des commandes, la question ne se pose pas : le ROI d'une solution de saisie automatique des commandes est immédiat.

Si vos ADV passent moins de 2h/jour à faire de la saisie de commandes, alors tout dépend de votre situation : les critères à prendre en compte sont multiples : tension de votre service ADV, qualité de service client que vous souhaitez offrir, taux d'erreurs de saisie... La liste des questions à vous poser est à la fin de ce guide.

💡 Pour vous aider à bien mesurer l’enjeu, utilisez notre simulateur : 👉 Calculez le coût caché de la saisie manuelle de vos commandes

3. Les entreprises “full auto” — les pionnières

Ce sont les entreprises les plus performantes du marché. Elles ont automatisé 100 % de leurs commandes, soit via une IA sur mesure, soit grâce à un outil d’automatisation clé en main, ou encore en redirigeant tous leurs clients vers un catalogue B2B connecté à leur ERP.

Leur équipe ADV ne saisit plus rien à la main : elle contrôle les commandes, conseille les clients et contribue directement au développement commercial. Résultat : fidélisation accrue (car le service client est de qualité), ventes additionnelles (les ADV peuvent proposer les nouveautés, pousser des promos ou surstocks, relancer les clients en retard sur leurs commandes en fonction de l'historique), et une équipe valorisée (car ce n'est plus un simple service support, mais un levier de croissance qu'ont voit souvent apporter 5% de CA supplémentaire auprès des clients existants).

Ces entreprises représentent aujourd’hui environ 15 % du marché (en augmentation constante) — celles qui ont compris que la performance ADV est un levier de différenciation et de croissance.

🔍 Les bonnes questions à se poser

Vous voulez savoir s’il est temps d’agir ? Voici les questions clés à vous poser :

• Combien de temps mes ADV passent-elles à saisir des commandes chaque jour ?
  → Si c’est plus de 2h par jour, le ROI de l’automatisation est immédiat. Si c’est moins, vous devez évaluer le coût et la pénibilité (il existe des solutions dès 200€/mois sans frais de setup).


• Combien d’erreurs de saisie se produisent chaque mois ?
  → Ce critère est trop souvent négligé. Chaque erreur coûte cher : financièrement, mais aussi en temps et terme d'image vis-à-vis des clients. L’automatisation élimine les erreurs de saisie.


• Mon ADV contribue-t-il à la fidélisation et au développement des ventes ?
  → Si vos clients ne bénéficient pas d’un suivi personnalisé au moment de la prise de commandes, vous ratez un levier de croissance. Un(e) ADV proactive peut booster les ventes de 5 % en moyenne en allant aider les clients à finaliser un achat, pousser des promos, communiquer sur des nouveautés, fidéliser les clients grace au contact humain (bon moyen de se différencier)..


• Mon ADV est-il en tension ?
  → En terme de charge de travail (qui peut impliquer du retard dans les prises de commandes, le délai de traitement des commandes étant un critère important en terme de qualité du service client), et en termes RH : la saisie manuelle est souvent la cause cachée de la démotivation et du turnover, et ce sont les bons éléments que vous perdez.


• Mon processus ADV est-il sécurisé ?
  → La question qui vient en dernier, et qui devrait pourtant être une priorité. La saisie des commandes est au coeur de votre business, un passage obligé pour que votre entreprise tourne. Ce n'est pourtant "qu'un service support", administratif, qui ne créé pas de valeur ajoutée. Pourtant si votre ADV fait défaut, les conséquences sont vites dramatiques. Dans beaucoup d'entreprises, ce process n'est pas sécurisé dans le sens ou il est ultra dépendant d'une ou plusieurs personnes qui gèrent les commandes sur la base de leur savoir-fair et non de process établis. Quand cette personne part 1 semaine en vacances, les commandes prennent du retard, on bricole comme on peut pour survivre jusqu'à son retour et qu'elle rattrape les commandes en retard. Et si cette personne se blesse et est en arrêt 1 mois ? C'est la cata. Automatiser la saisie des commandes rend le process clair et simple à gérer, donc permet de plus facilement prendre le relais en cas d'absence de l'ADV référent(e).

🚀 Conclusion : l’automatisation, c’est une question de bon sens

Peu importe où vous vous situez, il n’est jamais trop tard pour avancer. L’enjeu n’est pas d’être parfait, mais de progresser vers plus d’efficacité et de sérénité dans la gestion de vos commandes. Vous devez comprendre qu'avec les outils actuels et les progrès de l'IA, automatiser la saisie des commandes est une opération simple et rapide. Ceci ne pertube pas vos process (c'est l'ADV qui reste en charge de la saisie, toujours dans les mêmes outils de gestion, on vient simplement la soulager de la partie saisie) et 7 jours suffisent en général au déploiement d'une solution quand elle est performante, sans que vous ayez besoin de la moindre compétence technique.

Et si vous ne savez pas par où commencer, deux options simples s’offrent à vous :

👉 Réservez un échange gratuit avec un expert ADV qui évaluera votre niveau de maturité et vous proposera des pistes concrètes.

👉 Ou découvrez par vous-même un outil clé en main d’automatisation de la saisie des commandes sur order1.ai

Le retard se rattrape. La perte de temps, elle, ne se rembourse pas.